Eganis Araç Kiralama Yazılımı: Muhasebe Modülü ile Finansal Yönetimde Devrim

Araç Kiralama Firmalarında Muhasebe Neden Operasyonun Bir Parçasıdır?

Bir araç kiralama firmasında gerçekleşen hemen her operasyonun finansal bir karşılığı bulunur. Müşteriye araç kiralandığında bir alacak oluşabilir, tahsilat yapıldığında müşterinin hesabı değişir, araca bakım yapıldığında araçla ilişkili bir gider ortaya çıkar. Kredili araçlarda ise yapılan kredi ödemeleri aracın finansman maliyetini doğrudan etkiler.

Bu işlemler kiralama yazılımından bağımsız bir sistemde takip edildiğinde operasyon kayıtları ile finansal kayıtların daha sonra birbirleriyle karşılaştırılması gerekebilir. Aynı bilgilerin farklı sistemlere tekrar girilmesi de ek iş yükü oluşturur.

Müşteri Cari Hesaplarını Takip Edin

Özellikle düzenli çalışan müşterilerde her kiralama için finansal durumu ayrı ayrı kontrol etmek yerine müşterinin genel cari hareketini görebilmek önemlidir.

Eganis içerisinde müşteriye ait borç, alacak, tahsilat ve ödeme hareketleri cari hesap üzerinden takip edilebilir. Böylece müşterinin yalnızca son kiralaması değil, işletmeyle olan finansal geçmişi de aynı kayıt üzerinden değerlendirilebilir.

Tahsilat ve Ödemeleri Kiralama İşlemleriyle Birlikte Yönetin

Araç kiralama işletmelerinde tahsilatlar nakit, banka, kredi kartı veya online ödeme gibi farklı yöntemlerle gerçekleşebilir. Önemli olan yalnızca ödemenin alınması değil, yapılan tahsilatın doğru müşteri ve işlemle ilişkilendirilmesidir.

Eganis'te yapılan tahsilatlar ilgili müşteri hesaplarıyla birlikte takip edilebilir. Böylece operasyon tarafında gerçekleştirilen bir kiralamanın finansal karşılığını görmek için farklı kayıtların manuel olarak karşılaştırılmasına duyulan ihtiyaç azalır.

Araç Giderlerini Araç Bazında Takip Edin

Bir kiralık aracın işletmeye maliyeti yalnızca satın alma veya finansman bedelinden oluşmaz. Bakım, onarım, sigorta, kasko, muayene ve farklı operasyonel harcamalar araçların gerçek maliyetini etkiler.

Araçlarla ilgili giderlerin muhasebe kayıtlarıyla ilişkilendirilmesi, yalnızca toplam gideri görmek yerine giderin hangi araçtan kaynaklandığını da takip etmeyi mümkün hale getirir.

Kredili Araçların Finansman Maliyetini Takip Edin

Araç kiralama firmalarında filoya eklenen araçların tamamı öz kaynakla satın alınmayabilir. Kredi kullanılarak alınan araçlarda yalnızca aracın satın alma bedelini bilmek, işletmenin gerçek maliyetini görmek için yeterli değildir. Kredi süresince ödenen faiz ve vergiler de aracın finansman maliyetinin bir parçasıdır.

Eganis'te kullanılan krediler sisteme kaydedilebilir, kredi ödeme planları takip edilebilir ve taksit ödemeleri gerçekleştikçe kredinin kalan bakiyesi güncel olarak izlenebilir. Ödeme tarihleri operasyon takviminde görüntülenir ve yaklaşan kredi ödemeleri için bildirim alınabilir.

Bir Krediyi Birden Fazla Araçla İlişkilendirin

Filo yatırımlarında aynı kredi birden fazla aracın finansmanında kullanılabilir. Eganis'te bir kredi birden fazla araçla oransal olarak ilişkilendirilebilir. Böylece krediye ait finansman giderleri yalnızca kredi hesabında tutulmak yerine ilgili araçlara dağıtılabilir.

Aracın Gerçek Maliyetini Ek İşlem Yapmadan Oluşturun

Bu yapı özellikle filo maliyetlerinin doğru hesaplanmasında önemlidir. Araç için yapılan bakım, onarım, sigorta ve diğer giderlerin yanında kredi nedeniyle oluşan faiz ve vergi maliyetleri de araç giderlerine dahil olur.

Böylece kullanıcı normal kredi ödeme işlemlerini gerçekleştirdikçe aracın finansman maliyetleri de kendiliğinden araç kayıtlarına yansır. Araç maliyetini hesaplamak için kredi ödeme planını ayrıca inceleyip faiz ve vergi tutarlarını manuel olarak araç giderlerine aktarmak gerekmez.

Kredili Araçlarınızı Raporlayın

Kredili Araçlar raporu üzerinden kredi kullanılan araçların finansman durumu toplu olarak incelenebilir. Araç ve kredi ilişkisiyle birlikte başlangıç kredi tutarı, ödenen ve bekleyen taksitler ile ödenen ve kalan tutarlar takip edilebilir.

Böylece işletme yalnızca toplam kredi borcunu değil, filosundaki kredili araçların finansman durumunu araç bazında da değerlendirebilir.

Kasa ve Banka Hareketlerini Tek Sistemden Takip Edin

Gün içerisinde farklı ödeme yöntemleriyle gerçekleştirilen işlemler, işletmenin kasa ve banka hareketlerini oluşturur. Finansal kayıtların düzenli tutulabilmesi için bu hareketlerin hangi işlemden kaynaklandığının takip edilebilmesi gerekir.

Kasa ve banka hesaplarının araç kiralama operasyonuyla aynı sistemde yönetilmesi, işletmenin finansal hareketlerini günlük operasyonlardan koparmadan takip etmeye yardımcı olur.

Gelir ve Giderleri Daha Anlamlı Hale Getirin

Bir gider kaydında yalnızca tutarı görmek çoğu zaman yeterli değildir. Giderin hangi araç, işlem veya operasyon nedeniyle oluştuğu da yönetim açısından önem taşır.

Aynı durum gelirler için de geçerlidir. Kiralama işlemleri ile tahsilatların birlikte değerlendirilmesi, işletmenin operasyonel hareketleri ile finansal sonuçları arasındaki ilişkinin daha kolay görülmesini sağlar.

Online Ödeme ve Ödeme Linkleri Tahsilatı Nasıl Kolaylaştırır?

Tahsilatın yapılabilmesi için müşterinin her zaman ofiste bulunması gerekmez. Online ödeme sistemleri ve ödeme linkleri sayesinde müşteri uzaktan da ödeme gerçekleştirebilir.

Örneğin müşteriye gönderilen bir ödeme linki üzerinden ödeme alınabilmesi, özellikle devam eden veya uzun dönem kiralamalarda tahsilat sürecini kolaylaştırabilir. Online rezervasyon sırasında ödeme alınması da rezervasyon ve tahsilat süreçlerinin birlikte ilerlemesini sağlar.

Eganis'in Ödeme Linki özelliği ile müşterilerinize uzaktan ödeme yapabilecekleri bağlantılar gönderebilirsiniz.

E-Fatura ve E-Arşiv Süreçleri

Kiralama işlemlerinin finansal süreçlerinden biri de faturalandırmadır. Kiralama ve müşteri bilgilerinin sistemde zaten bulunması, fatura oluştururken aynı bilgilerin yeniden hazırlanması ihtiyacını azaltır.

Eganis üzerinden oluşturulan e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri kullanılan özel entegratör aracılığıyla gönderilebilir. Böylece kiralama, muhasebe ve belge süreçleri birbirinden tamamen bağımsız işlemler olarak yürütülmek zorunda kalmaz.

Uzun Dönem Kiralamalarda Finansal Takip

Kısa dönem kiralamalarda finansal hareket çoğu zaman kiralamanın başlangıcı ve bitişi arasında tamamlanabilir. Uzun dönem kiralamalarda ise müşteriyle olan finansal ilişki aylar boyunca devam edebilir.

Düzenli tahsilatlar, dönemsel giderler, araçla ilgili masraflar, kredi ödemeleri ve müşterinin açık bakiyesi zaman içerisinde değişebilir. Bu nedenle uzun dönem kiralamalarda cari hesap, araç giderleri ve finansman kayıtlarının düzenli tutulması daha da önemli hale gelir.

Muhasebe ile Araç Yönetimi Birlikte Çalıştığında Ne Değişir?

Araç kiralama yazılımındaki muhasebe yapısının önemli avantajlarından biri, finansal verinin operasyonun geri kalanından kopuk olmamasıdır. Araç, müşteri, kiralama ve kredi kayıtlarının finansal hareketlerle ilişkilendirilebilmesi işletmeye daha bütüncül bir görünüm sağlar.

• Müşteri hareketleri cari hesap üzerinden takip edilebilir.
• Tahsilat ve ödemeler ilgili hesaplarla ilişkilendirilebilir.
• Araçlara ait giderler araç bazında izlenebilir.
• Krediler, ödeme planları ve kalan bakiyeler takip edilebilir.
• Krediler bir veya birden fazla araçla oransal olarak ilişkilendirilebilir.
• Kredi ödemelerindeki faiz ve vergiler ilgili araçlara otomatik gider olarak yansıtılabilir.
• Kredili araçların ödenen ve kalan finansman tutarları raporlanabilir.
• Kredi ödeme tarihleri takvim ve bildirimlerle takip edilebilir.
• Kasa ve banka hareketleri ortak sistemde takip edilebilir.
• Online ödeme ve e-Belge süreçleri operasyonla bağlantılı yürütülebilir.

Araç Kiralama Yazılımında Muhasebenin Rolü

Araç kiralama işletmeleri için muhasebe yalnızca dönem sonunda incelenecek finansal kayıtlar anlamına gelmez. Müşterinin borcu, yapılan tahsilat, aracın gideri, kredi ödemesi veya alınan ödeme günlük operasyon sırasında ihtiyaç duyulan bilgilerdir.

Eganis Araç Kiralama Yazılımı'nın muhasebe modülü, bu bilgilerin araç kiralama süreçleriyle birlikte yönetilebilmesini sağlar. Böylece operasyon ve finans tarafı birbirinden bağımsız iki ayrı yapı yerine aynı sistem içerisinde çalışabilir.