Araç Kiralama Yazılımı: İşletmenizi Akıllıca Yönetin

Araç Kiralama İşletmesini Akıllıca Yönetmek Ne Anlama Gelir?

Bir araç kiralama firmasında farklı süreçler aslında birbirinden bağımsız değildir. Bir rezervasyon müşteriye, müşterinin sözleşmesi araca, araç HGS geçişlerine, tahsilatlara, bakım süreçlerine ve muhasebe kayıtlarına bağlıdır.

Bu bilgilerin farklı programlarda veya manuel kayıtlarla takip edilmesi, aynı verinin tekrar tekrar girilmesine ve operasyon sırasında hangi bilginin güncel olduğunun kontrol edilmesine neden olabilir.

KABİS İşlemlerini Kiralama Süreciyle Birlikte Yönetin

Araç kiralama firmalarının gerçekleştirdiği kiralamaların KABİS kapsamında Emniyet Genel Müdürlüğü'ne bildirilmesi gerekir. Bu işlemin kiralama operasyonundan ayrı yürütülmesi, aynı müşteri ve araç bilgilerinin farklı sistemlerde tekrar işlenmesine neden olur.

Eganis'te KABİS işlemleri araç teslim sürecinin bir parçası olarak yönetilebilir. Kiralama için sistemde zaten bulunan müşteri, araç ve sözleşme bilgileri kullanılarak KABİS bildirimi gerçekleştirilebilir.

KABİS hakkında daha ayrıntılı bilgi için KABİS Entegrasyonu özelliklerini inceleyebilirsiniz.

HGS Geçişlerini Doğru Kiralama ve Müşteriyle Eşleştirin

Kiralık araçların HGS geçişlerinin takip edilmesindeki temel sorun, yalnızca geçiş kayıtlarını görmek değildir. Geçişin gerçekleştiği tarihte aracı hangi müşterinin kullandığının belirlenmesi ve ilgili tutarın doğru kiralama ile ilişkilendirilmesi gerekir.

HGS entegrasyonu sayesinde alınan geçiş bilgileri araç ve kiralama kayıtlarıyla birlikte değerlendirilebilir. Böylece geçişler ilgili müşteriye ve kiralama dönemine bağlanarak borçlandırma süreçleri daha düzenli yönetilebilir.

HGS süreçleri hakkında HGS Entegrasyonu sayfasından ayrıntılı bilgi alabilirsiniz.

GPS Verilerini Sadece Takip İçin Değil, Operasyon İçin Kullanın

GPS sistemlerinden alınabilecek verilerin araç kiralama yazılımı açısından önemli kullanım alanlarından biri kilometre takibidir. Özellikle uzun dönem kiralamalarda araç uzun süre firmaya dönmediği için aracın güncel kilometresi sistem tarafından bilinmeyebilir.

GPS entegrasyonu ile alınan günlük kilometre bilgileri aracın güncel kilometresinin takip edilmesini sağlar. Bu bilgi aynı zamanda kilometre bazlı bakım süreçlerinde kullanılabilir. Böylece araç firmaya geri dönmeden de yaklaşan bakım ihtiyacı takip edilebilir.

E-Fatura ve E-Arşiv Süreçlerini Operasyonla Birlikte Yürütün

Kiralama işleminin tamamlanmasıyla birlikte finansal süreçler de devreye girer. Faturanın hazırlanması için kiralama bilgilerinin başka bir sisteme manuel olarak aktarılması, özellikle işlem sayısı arttıkça ek iş yükü oluşturabilir.

Eganis içerisinden oluşturulan e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri kullanılan özel entegratör üzerinden gönderilebilir. Böylece kiralama operasyonu ile resmi belge süreçleri aynı çalışma akışı içerisinde yönetilebilir.

Ödeme ve Tahsilat Süreçlerini Kolaylaştırın

Araç kiralama işletmelerinde ödeme yalnızca ofiste yapılan tahsilattan oluşmaz. Online rezervasyon sırasında ödeme alınması, mevcut müşterinin borcunu uzaktan ödemesi veya müşteriye ödeme linki gönderilmesi gibi farklı senaryolar bulunabilir.

Ödeme sistemleriyle yapılan entegrasyonlar sayesinde bu işlemler araç kiralama operasyonuyla birlikte yürütülebilir. Böylece alınan tahsilatların ilgili müşteri ve işlemle ilişkilendirilmesi kolaylaşır.

Broker Kanallarından Gelen Rezervasyonları Sisteme Dahil Edin

Araç kiralama firmaları yalnızca kendi internet siteleri veya ofisleri üzerinden rezervasyon almaz. Yolcu360, Enuygun ve CarJet gibi broker kanalları da firmalar için ek satış kanalları oluşturabilir.

Broker entegrasyonlarının amacı, farklı satış kanallarından gelen rezervasyonların araç kiralama operasyonundan kopuk şekilde takip edilmesini önlemektir. Desteklenen broker sistemlerinden gelen rezervasyonların Eganis içerisindeki rezervasyon süreçlerine dahil edilmesi, farklı kanallardaki operasyonun daha merkezi yürütülmesine yardımcı olur.

Broker bağlantıları hakkında Broker API ve XML Entegrasyonları sayfasını inceleyebilirsiniz.

Dijital İmza ile Sözleşme Sürecini Tamamlayın

Araç kiralama sözleşmelerinin hazırlanması kadar müşteriye imzalatılması ve imzalanan belgenin saklanması da operasyonun önemli parçalarındandır.

Eganis'in dijital imza özelliği sayesinde araç kiralama sözleşmeleri müşteriye dijital ortamda imzalatılabilir. Böylece kağıt çıktı, imzalama ve daha sonra belgenin tekrar dijital ortama aktarılması gibi ek işlemler azaltılabilir.

Detaylar için Dijital İmzalı Sözleşme özelliğini inceleyebilirsiniz.

Entegrasyonların Asıl Gücü Birlikte Çalışmalarından Gelir

KABİS, HGS, GPS, ödeme sistemleri, e-Belge, broker bağlantıları ve dijital imza tek başlarına farklı ihtiyaçları karşılar. Ancak araç kiralama yazılımı açısından asıl değer, bu sistemlerden gelen bilgilerin mevcut araç, müşteri, sözleşme ve finans kayıtlarıyla ilişkilendirilebilmesidir.

Kısa ve Uzun Dönem Kiralamalarda Merkezi Yönetim

Kısa dönem kiralamalarda rezervasyon, teslim ve iade trafiğinin hızlı yönetilmesi önem kazanırken, uzun dönem kiralamalarda araçların kilometre, bakım, HGS, müşteri ve finansal süreçlerinin uzun süre boyunca takip edilmesi gerekir.

Bu nedenle araç kiralama yazılımının yalnızca rezervasyon oluşturmak veya sözleşme hazırlamak yerine, aracın kiralama boyunca devam eden operasyonunu da takip edebilmesi önemlidir.

Araç Kiralama Operasyonunu Tek Merkezden Yönetin

Araç kiralama işletmesini akıllıca yönetmenin temelinde mümkün olan en fazla özelliğe sahip olmak değil, günlük operasyonda kullanılan bilgilerin birbiriyle bağlantılı çalışması bulunur.

Eganis Araç Kiralama Yazılımı; araç, müşteri, rezervasyon, sözleşme, teslim, iade ve muhasebe süreçlerinin yanında KABİS, HGS, GPS, dijital imza, e-Belge, ödeme sistemleri ve broker bağlantıları gibi farklı ihtiyaçların aynı operasyon içerisinde yönetilmesine yardımcı olur.

Böylece bir sistemden gelen bilgi başka bir operasyonun girdisi haline gelebilir ve personelin aynı veriyi farklı noktalarda yeniden işlemesine duyulan ihtiyaç azaltılabilir.